Les frais professionnels sous le régime de la micro-entreprise

En tant que micro-entrepreneur, en fonction de votre activité, vous êtes amenés à engager des frais professionnels plus ou moins importants. Il peut s'agir de frais de déplacement, de communication, ou encore d'achat de fournitures et matériels, etc.
Le principe du régime de la micro entreprise est de ne pas pouvoir déduire ses frais professionnels.

Vous êtes tentés alors de les refacturer à vos clients afin de vous les faire rembourser. Mais quelles en sont les conséquences et pouvez-vous vous faire rembourser certains frais ou débours sans augmenter votre chiffre d'affaires ?

Pour rappel, principe de la non-déduction des frais : la spécificité du régime de la micro entreprise est sa simplicité (comptabilité ultra simplifiée). L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité (71% pour les activités d'achat et revente, 50% pour les autres activités relevant des BIC et 34% pour les BNC) sur le chiffre d'affaires encaissé, afin de déterminer le bénéfice imposable. Les frais et charges (en ce compris les charges sociales) ne sont donc pas déductibles au réel, du chiffre d'affaires réalisé. Cependant; il existe un moyen de vous faire rembourser certaines charges liées à l'activité, sans augmenter votre chiffre d'affaires de manière artificielle, en distinguant bien les frais professionnels des débours.

Les frais professionnels : ce sont des dépenses personnelles réalisées en votre nom et qui sont engagées dans le cadre d'une mission ou d'une prestation. Il peut s'agir de frais de déplacement, d'indemnités kilométriques, de frais de restauration…. Ces frais étant personnels (facturés en votre nom), ils ne peuvent pas être considérés comme des débours. Il est à noter également que les indemnités kilométriques ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement au titre des débours. Pour pouvoir vous faire rembourser les frais professionnels, vous devrez les inclure dans votre prix de vente de manière forfaitaire, ce qui aura pour conséquence d'augmenter votre chiffre d'affaires et parallèlement le montant de vos charges (cotisations sociales et impôts). Vous devrez donc les refacturer avec une marge pour pouvoir couvrir vos charges.

Les débours : ce sont des dépenses que vous engagez pour le compte d'un client et pour lesquelles la facture est à son nom. Les débours doivent répondre à un formalisme un peu plus important que la simple refacturation de frais. Mais cette procédure vous permettra de demander le remboursement de certaines dépenses sans augmenter artificiellement votre chiffre d'affaires. Les conditions pour se faire rembourser ses débours :

• convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (exemple : vous devez commander un billet de train pour un déplacement. Il convient de vous mettre d'accord au préalable avec le client sur le prix du billet de train) ;
• faire établir les factures, que vous réglerez par votre compte professionnel, au nom de votre client qui vous mandate (nom, adresse…) ;
• conserver factures et justificatifs comme éléments de preuve pour votre client (mais aussi pour l’administration fiscale en cas de contrôle) ;
• demander le remboursement à la fin de la mission (le client doit obligatoirement vous rembourser les sommes exactes).

Afin d'assurer une transparence totale tant pour votre client que pour l'administration fiscale, il convient de faire apparaître ces débours à part dans votre facture. Si toutes ces étapes sont respectées, le remboursement des débours s’effectue au centime près et ne rentre pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires.

Source : Article 267 du CGI